李社长当即就此次活动请示省商业厅。改革开放后，负责省市商业运营的工作人员大都是受过现代教育、为民办事的开明人士，商业厅负责人了解情况后，建议由省商业厅作为主办单位出面邀请领导，这样西北五省商业系统的领导邀请也可以顺理成章的由他们负责。只是此次展销会必须由西北省商务厅、省发改委和省供销总社作为联合主办单位，西州市商业局和市供销社作为协办单位，而承办单位则落到西州城北供销社和杨柳方的汉王川木器加工厂。
李社长尽管对省商业厅这种摘桃子的行为私下表示不满，但也无可奈何，毕竟举办这么大的活动，自己一个职能部门的协调能力有限。对于这些，杨柳方是不能感同身受的，他只是没想到会这么顺利，原本只是自己一个为了解决销售困境的小小的洁具展销活动，居然获得省内那么多管理部门的重视。
回到供销社之后，他立即抽调人员投入到展销会的筹备之中。木器工厂的库房还没建好，上次从义乌发回来的两车皮卫浴洁具产品，还都堆放在露天的田野里。时下秋老虎盛行，王山带领自己的两个下属，每天汗流浃背地在烈日下清点库存的洁具产品。因为自己门市部场地有限，他们要用供销社后院的库房作为展厅的一部分，杨柳方不得不从忙碌的工厂里抽调出徒弟石勇和两名工人来搭建场地，留下石方带领其他工人保持工厂的正常生产和运营。
此项活动文案性的工作包括邀请函、活动方案等自然由艳华和王新叶这两位受过高等教育的人负责。她们夜以继日的工作，可连续改了很多稿都被退回来了。无奈杨柳方只得登门去请教在西州给自己推荐管理书籍的老师夫妇。两位老师已经退休，在杨柳方给他们做的书架的书房内，二位老人拿起老花镜看被退回来的邀请函和活动方案。看完之后，只是在文字和格式上略微提了一些修改意见。修改完成，他们还给杨柳方分析了方案被退回的原因。
通过那两位老师夫妇的分析，杨柳方才明白不是他们的文案问题，而是目前处于改革开放的攻坚阶段，大家都在“摸着石头过河”，这么大的活动没有先例，成功举办则会促进一个区域的商业活动，也能成为市场改革的显著成果。而一旦活动失败，相关的主办单位是要担责的，也因此对于他们展销会的方案审批省里相关部门是审慎的，这正是方案被退回来的主要原因。
时光飞逝，眼见九月溜走，十月来临，经过一个月紧张的忙碌，他们供销社的展会场地已经搭建好，相关的展品也已经按场景布置完成，展销会却迟迟得不到批准。杨柳方不想让整个团队一个月的辛苦白白的付出，干脆向李社长提议，接受两位老师的建议，摸着石头过河，缩小活动范围，只在西北省与和邻省两个省份内的供销系统之间举办，也算作为以后大型展销活动的一次尝试。因为供销社属于国家商业系统直属一线单位，加上此时供销社也面临转型改革的困境，活动范围有限且有意义，也算是西北省和和邻省省域内的国企改革交流活动，所以在各方的努力下，展销会很快就得到批准。
9月20日，受邀参加展销会的邻省供销社总社领导，以及下属4个地级市、8个盟，共12个地级行政区的供销社负责人，应邀前来西州参会，他们被统一安排入住卧龙山宾馆。而从义乌远道而来的杰升，也被杨柳方安排和这些领导一起在卧龙山宾馆住宿。邻省下属的16个市辖区、12个县级市、18个县、51个乡、3个自治乡的供销社负责人则被安排在等级略低的西州宾馆入住。